Política De Tratamiento De Datos Personales

"Política de Tratamiento de datos personales ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A (antes
ESGUERRA BARRERA ARRIAGA S.A.)"

Vigencia versión: 22 de septiembre 2017

ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A. es responsable de los datos personales e información que le suministran sus empleados, contratistas, aspirantes a ser empleados o contratistas de ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A. (en adelante, los Titulares), así como de sus clientes actuales, antiguos y potenciales, proveedores, aliados comerciales y visitantes.

En la presente Política de Tratamiento se establecen las finalidades, tratamiento y procedimientos de nuestras bases de datos, así como los mecanismos con que los Titulares cuentan para conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos suministrados o revocar la autorización que se otorga con la aceptación de la presente política. La celebración de contratos de trabajo y de prestación de servicios con ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A., la postulación para suscribir estos contratos, y/o la aceptación expresa o inequívoca de las presentes políticas, implica la aceptación de los Titulares de la presente Política de Privacidad y su autorización para los usos y otros tratamientos que aquí se describen.

1. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS . El responsable del tratamiento de datos personales y otra información de los Titulares es ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A., con número de identificación tributaria NIT. 900.007.251-9; domicilio y dirección en la Av. Calle 72 No. 6-30 Piso 12 de Bogotá D.C, Colombia; teléfono: P.B.X (057-1) 3122900; correo electrónico: administracion@esguerra.com

2. FINALIDAD DE LA BASE DE DATOS.

2.1. En relación con la base de datos de empleados y contratistas de ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A 1) Cumplir el objeto de la relación laboral o civil que se hubiere adquirido con los Titulares.2) Conservar y administrar la información de la relación laboral o comercial con los Titulares.

3) Publicar y difundir en la página web de ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A o en cualquier otro medio de difusión, los perfiles académicos profesionales de los Titulares. 4) Realizar estudios históricos, administrativos o estadísticos del personal de ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A. 5) Llevar un registro de las sanciones disciplinarias impuestas a contratistas y empleados de la ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A. 6) Mantener la seguridad de las instalaciones de ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A y de quienes allí laboran. 7) Mantener comunicación directa con los Titulares para temas relacionados con su relación laboral o comercial 8) El control y la preservación de la seguridad de las personas, bienes e información de ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A. 9) Comprobación y verificación de la identidad y antecedentes penales, disciplinarios financieros y crediticios de los titulares. 10) Verificar conflictos de intereses en nuevos empleados o contratistas de ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A. y sus filiales, así como inhabilidades y e incompatibilidades de los mismos. 11) Llevar un registro de las sanciones disciplinarias impuestas a contratistas y empleados de ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A. 12) Proteger la salud de los empleados y contratistas de ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A. 13) Cumplir el objeto social de ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A. 14) Prevenir y constatar la comisión de delitos o conductas delictivas por parte de los empleados, contratistas y aspirantes, para lo cual se podrán consultar distintas bases de datos y fuentes, tales como, bases de datos de la Policía Nacional, Contraloría, Interpol, FBI, SDNT list (o “Lista Clinton”), SARLAFT, así como las redes sociales correspondientes, en la forma en la que se encuentren dispuestas. 15) Prevenir y contrarrestar un eventual riesgo reputacional que pudiere afectar a ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A., para lo cual se podrán consultar distintas bases de datos y fuentes, tales como, bases de datos de la Policía Nacional, Contraloría, Interpol, FBI, SDNT list (o “Lista Clinton”), SARLAFT, así como las redes sociales correspondientes, en la forma en la que se encuentren dispuestas. 16) Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a aquellos terceros encargados de administrar el sistema de seguridad social en Colombia, así como a compañías aseguradoras 17) Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros, en aquellos casos en que se presente sustitución patronal o en aquellos casos en que ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A. ceda su posición contractual. 18)

Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros, con el fin de dar referencias laborales y/o profesionales sobre los Titulares.

2.2. En relación con las bases de datos de clientes, proveedores, aliados comerciales y visitantes: 1) La comunicación con los Titulares para efectos contractuales, informativos o comerciales. 2) El cumplimiento de deberes legales, contables, comerciales y regulatorios. 3) El control y la preservación de la seguridad de las personas, bienes e información de ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A. 4) La socialización de políticas, proyectos, programas y cambios organizacionales 5) La difusión de los casos o asuntos atendidos por ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A. que hayan sido exitosos. 6) La realización de análisis estadísticos, comerciales, estratégicos, financieros, sociales, técnicos, calificación de riesgo 7) El cumplimiento del objeto social de ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A. y el cumplimiento del objeto contractual o civil con los Titulares 8) Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a las sociedades subsidiarias, filiales o afiliadas a ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A., aliados comerciales o a otras sociedades o personas nacionales y/o internacionales que ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A. encargue para realizar el tratamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente Política y el objeto de la relación comercial o civil con los Titulares, o para que dichos terceros asuman la posición de Responsables 9) Con el fin de preservar la seguridad de ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A., analizar y verificar la información de los empleados y colaboradores de ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A. y de aquellos que participen en procesos de selección 10) Transmitir, transferir y suministrar, a título gratuito u oneroso, la información y datos personales de los Titulares a aliados comerciales nacionales y/o internacionales para que estos contacten a los Titulares para ofrecerles sus productos, información o servicios que a juicio de ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A. puedan ser de interés del Titular 11) Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros nacionales y/o internacionales, en aquellos casos en que ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A. participe en procesos de fusión, integración, escisión, liquidación y/o enajenación de activos.

2.3. En relación con la base de datos de accionistas: 1) El desarrollo, ejecución y cumplimiento de la relación contractual que el titular tenga con ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A. 2) El cumplimiento de deberes legales, contables, comerciales y regulatorios, y de requerimientos y solicitudes de información de autoridades públicas 3) La realización de análisis estadísticos, comerciales, estratégicos, financieros, sociales y técnicos. 4) La comunicación con los titulares para efectos contractuales, informativos y comerciales 5) El cumplimiento de deberes legales, contables, comerciales y regulatorios 6) Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a las sociedades subsidiarias, filiales o afiliadas a ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A., aliados comerciales o a otras sociedades o personas nacionales y/o internacionales que ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A. encargue para realizar el tratamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente Política y el objeto de la relación comercial o civil con los Titulares, o para que dichos terceros asuman la posición de Responsables 7) Con el fin de preservar la seguridad de ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A., analizar y verificar la información de los empleados y colaboradores de ESGUERRA ASESORES JURIDICOS

S.A. y de aquellos que participen en procesos de selección 8) Transmitir, transferir y suministrar, a título gratuito u oneroso, la información y datos personales de los Titulares a aliados comerciales nacionales y/o internacionales para que estos contacten a los Titulares para ofrecerles sus productos, información o servicios que a juicio de ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A. puedan ser de interés del Titular 9) Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros nacionales y/o internacionales, en aquellos casos en que ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A. participe en procesos de fusión, integración, escisión, liquidación y/o enajenación de activos.

3. DATOS QUE SE RECOPILAN Y FORMA DE OBTENCIÓN. ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A. podrá pedir expresamente a los Titulares o recolectar de su comportamiento los datos que sean necesarios para cumplir la finalidad de la Base de Datos, los cuales son -entre otros-, los siguientes:

3.1. En relación con la base de datos de empleados y contratistas: Nombre y apellidos, nacionalidad, estado civil, número de identificación, libreta militar, tarjeta profesional, huella dactilar, fecha y lugar de nacimiento, estado civil, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, historial laboral, clínico o de salud, académico y patrimonial, referencias, antecedentes comerciales o información financiera, judiciales, disciplinarios y familiares con otras compañías o con entidades públicas, fotografías recientes, imágenes en cámaras de vigilancia; historia clínica ocupacional; nombre, número de identificación, teléfono, sexo, fecha y lugar de nacimiento, lugar de trabajo cargo o profesión del cónyuge o compañero permanente de empleados y contratistas y de sus parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad y/o primero civil, y cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas.

3.2. En relación con las bases de datos de clientes, proveedores, aliados comerciales y visitantes: Nombre y apellidos, número de identificación, fecha de nacimiento, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, antecedentes comerciales, judiciales, relaciones comerciales y familiares con otras compañías o con entidades públicas, necesidades e intereses, lugar de trabajo, huellas dactilares, fotografía o imágenes del rostro y corporales, firma, necesidades e intereses, fechas y horas de acceso a las instalaciones de ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A.

3.3. En relación con las bases de datos de accionistas: Nombre y apellidos, número de identificación, fecha de nacimiento, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, antecedentes comerciales, judiciales, relaciones comerciales y familiares con otras compañías o con entidades públicas, necesidades e intereses, lugar de trabajo, huellas dactilares, fotografía o imágenes del rostro y corporales, firma, necesidades e intereses, fechas y horas de acceso a las instalaciones de ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A.

Los datos podrán ser suministrados explícitamente por los Titulares, o recolectados al inicio y/o durante la relación laboral o civil entre los Titulares y ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A.

ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A. solo recopilará y/o tratará datos considerados como Datos Sensibles en los casos permitidos por la ley. Para tales eventos, se informa a los Titulares que no están obligados a suministrar los referidos datos o a autorizar su tratamiento. Una vez suministrados dichos datos y otorgado el correspondiente consentimiento, los datos serán recopilados y tratados únicamente para las finalidades descritas en la presente Política de Tratamiento.

4. INFORMACIÓN Y DATOS DE MENORES DE EDAD. ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A. solamente usará, almacenará y realizará tratamiento de datos personales de menores de edad que sean hijos, descendientes o que dependan o estén a cargo de los empleados o contratistas de ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A, y que sean de naturaleza pública. La finalidad de dicho tratamiento será únicamente la de planear y realizar actividades relacionadas con el bienestar personal y familiar de los empleados y los menores. Para tales efectos, ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A. tendrá en cuenta el respeto y prevalencia de los derechos de los menores, su interés superior y sus derechos fundamentales.

5. INFORMACIÓN Y DATOS SENSIBLES RELACIONADOS CON EL ESTADO DE SALUD. Los datos relacionados con el estado de salud de los empleados o contratistas son Datos Sensibles, por lo cual de conformidad con lo dispuesto en las normas vigentes, se informa a los Titulares que no están obligados a suministrar los referidos datos o a autorizar su tratamiento. Una vez suministrados dichos datos y otorgado el correspondiente consentimiento, dichos datos serán recopilados y tratados únicamente para las finalidades descritas en la presente Política de Tratamiento.

6. AUTORIZACIÓN PARA RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN . Mediante el suministro de alguno de los datos personales en la forma señalada en esta Política, y/o la autorización expresa verbal o por escrito, el Titular autoriza expresa o inequívocamente a ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A. para recolectar datos personales y cualquier otra información que suministre, así como para realizar el tratamiento sobre sus datos personales, de conformidad con esta Política de Tratamiento y la ley.

7. USO O TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A. sólo usará, procesará y circulará los datos personales y otra información de los Titulares para las finalidades descritas y para los tratamientos autorizados en esta Política de Tratamiento o en las leyes vigentes. En adición a lo mencionado en otras cláusulas, el Titular expresamente autoriza a ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A. para la recolección, uso y circulación de sus datos personales y otra información para los siguientes propósitos y en las siguientes circunstancias:

a) Establecer comunicación entre ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A. y los Titulares para cualquier propósito relacionado con las finalidades que se establecen en la presente política, ya sea mediante llamadas, mensajes de texto, correos electrónicos y/o físicos . b) Auditar, estudiar y analizar la información de la Base de Datos para diseñar y ejecutar estrategias administrativas, laborales y financieras relacionadas con el personal de ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A. c) Auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la Base de Datos para la socialización de políticas, proyectos, programas, resultados y cambios organizacionales d) Suministrar la información y datos personales de los Titulares a las sociedades subsidiarias, filiales o afiliadas a ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A., aliados comerciales o a otras sociedades o personas que ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A. encargue para realizar el tratamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente Política y el objeto de la relación laboral o civil con los Titulares e) Con el fin de preservar la seguridad de ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A., analizar y verificar la información de los empleados y colaboradores de ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A. y de aquellos que participen en procesos de selección f) Realizar calificación de riesgo financiero, jurídico comercial y de seguridad g) Consultar, almacenar y usar la información financiera obtenida que terceros administradores de bases de datos, previa autorización del Titular para dicha consulta h) Combinar los datos personales con la información que se obtenga de otros aliados o compañías o enviarla a los mismos para implementar estrategias comerciales conjuntas i) Cuando la información deba ser revelada para cumplir con leyes, regulaciones o procesos legales, para asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones, para detener o prevenir fraudes, ataques a la seguridad de ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A., o de otros, prevenir problemas técnicos o proteger los derechos de otros j) Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a aliados estratégicos nacionales y/o extranjeros para que estos contacten los Titulares para ofrecerles bienes y servicios de su interés, recibir ofertas de los titulares, invitar a la participación en programas, proyectos eventos, socializar políticas, proyectos, programas, resultados y cambios organizacionales k) Vender o ceder los datos a terceros nacionales y/o extranjeros, previo cumplimiento de la legislación vigente y de la presente Polìtica l) Transferir, transmitir y suministrar, a título gratuito u oneroso, la información y datos personales de los Titulares a aliados comerciales nacionales y/o extranjeros para que estos contacten a los Titulares para ofrecerles sus productos, información o servicios que a juicio de ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A. puedan ser de interés del Titular m) Suministrar la información y datos personales de los Titulares a las sociedades subsidiarias, filiales o afiliadas a ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A., aliados comerciales o a otras sociedades o personas que ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A. encargue para realizar el tratamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente Política y el objeto de la relación laboral o civil con los Titulares n) Verificar conflictos de intereses o posibles irregularidades en los nuevos contratistas y/o empleados de ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A. o) Cuando la información deba ser revelada para cumplir con leyes, regulaciones o procesos legales, para asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones, para detener o prevenir fraudes, ataques a la seguridad de ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A. o de otros, prevenir problemas técnicos o proteger los derechos de otros p) Las demás que sean necesarios para cumplir las finalidades descritas en la presente Política de Tratamiento q) Transferir, transmitir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros, en aquellos casos en que ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A. participe en procesos de fusión, integración, escisión y/o liquidación r) Verificar conflictos de intereses o posibles irregularidades en los nuevos contratistas y/o empleados de ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A. s) Las demás que sean necesarios para cumplir las finalidades descritas en la presente Política de Tratamiento.

8. CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO . Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, será comunicado oportunamente a los Titulares mediante la publicación en nuestros portales web, carteleras o informado mediante correo electrónico.

9. ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y CONDICIONES DE SEGURIDAD. El Titular autoriza expresamente a ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A. para que este almacene sus datos personales de la forma y con las medidas de seguridad que considere más conveniente y adecuada. Las medidas de seguridad con las que cuenta ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A. buscan proteger los datos de los Titulares en aras de impedir su adulteración, pérdida, usos y accesos no autorizados. Para ello, ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A. de forma diligente implementa medidas de protección humanas, administrativas y técnicas que razonablemente están a su alcance. El Titular acepta expresamente esta forma de protección y declara que la considera conveniente y suficiente para todos los propósitos.

10. DERECHOS DE LOS TITULARES. ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A. informa a los Titulares que, conforme a la legislación vigente, estos tienen el derecho de conocer, actualizar, rectificar su información, y/o revocar la autorización para su tratamiento. En especial, de conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, son derechos de los Titulares los siguientes:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada

c) Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

11. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS, ACTUALIZACIONES, PETICIONES U RECLAMOS EN RELACIÓN CON DATOS PERSONALES.

a. Área encargada de peticiones, consultas y reclamos. El área encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos de los titulares para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos y revocar su autorización es la Dirección Administrativa y Financiera de ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A.

b. Procedimiento para ejercer sus derechos. En caso de que desee ejercer sus derechos, el Titular deberá enviar un correo electrónico o físico a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Tratamiento. El procedimiento que se seguirá para dichas comunicaciones, serán los que se indican a continuación:

c. Peticiones y Consultas Sobre Datos Personales. Cuando el titular de los datos o sus causahabientes deseen consultar la información que reposa en la base de datos, ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A. responderá la solicitud en plazo de máximo diez (10) días hábiles. En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al Titular, se le expresará los motivos de la demora y se le señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

d. Revocación de autorización, retiro o supresión de la Base de Datos y reclamos Sobre Datos Personales.Cuando el titular de los datos o sus causahabientes consideren que la información contenida en las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: 1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A. con la identificación de los Titulares, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y se anexarán los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A. podrá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A. no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al Titular, con lo cual quedará relevada de cualquier reclamación o responsabilidad por el uso, rectificación o supresión de los datos. 2. Una vez recibido el reclamo completo, cuando este no pueda ser resuelto de manera expedita y siempre y cuando sea técnicamente posible, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al Titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El retiro o supresión no procederá cuando exista un deber contractual o legal de permanecer en la base de datos de ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A, como por ejemplo, para el cumplimiento de deberes contables, tributarios, comerciales o jurídicos.

12. CONTACTO. Cualquier duda o solicitud adicional de información será recibida y tramitada mediante su envío a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Tratamiento.

13. PERÍODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS. Los datos personales incorporados en la Base de Datos estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades y para permitirle a ESGUERRA ASESORES JURIDICOS S.A. el cumplimiento de sus obligaciones legales y contractuales.

14. LEGISLACIÓN VIGENTE. La legislación nacional vigente en materia de protección de datos personales está contenida en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la Ley 1266 de 2008.